10 TIPS PARA UNA ORGANIZAR UN CONVIVIO EXITOSO

Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar una convivio no es una labor sencilla. Pero puedo Reconocer 10 referencias clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato del convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en la web, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a adquirir el objetivo del evento.

2. Preste suficiente atención a la planificación



El plan debe incluir logística, contenido y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada integrante tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una actividad. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta momentos imprevisibles



Vea la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.


4. El diablo está en el pormenor



Si desea maravillar gratamente a sus asistentes, analice en por completo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si dispone de un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede sugerir la alternativa de acudir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta maravillar a la concurrencia y genera el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que genera la percepción de una fiesta.

5. Verifique la ubicación y disponga de un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, puede pasar que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no huviese inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.


6. Asignar instrucciones



Es muy fundamental distribuir las tareas renta de sonido df entre los miembros del grupo no solo en la fase de planificación sino de igual manera a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del grupo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un evento. El estilo de evento, su concurrencia objetivo, los recursos interiores y el capital determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al elegir a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a la convivio para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio



Verifica de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los concurrentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es cómo han sido tratados además el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza un control final 24 horas previo al acontecimiento



Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos sobresalientes y preparó los componenetes impresos, el contenido de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del grupo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias



Probablemente estés cansado y contento posterior del evento, pero será laborioso para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final del convivio o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir fallos en el futuro y a progresar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de una evento. Esto será útil si su fiesta se celebra de nuevo.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un triunfo!

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